Как нанимать первых сотрудников и не ошибиться
Краткое содержание:
Первый наём – ответственный шаг. Разбираем, как выбрать форму договора (трудовой, ГПХ, самозанятые), оформить документы, рассчитать налоги и взносы, установить испытательный срок и избежать типичных ошибок.
Когда ваш бизнес перерастает рамки одного человека, возникает необходимость нанимать сотрудников. Это важный этап: появляется не только помощник, но и обязанности работодателя. Неправильное оформление может привести к штрафам, судам и проблемам с налоговой. В 2026 году правила игры остаются строгими, но вполне понятными.
В этой статье мы расскажем, как грамотно подойти к найму первого сотрудника: выбрать форму договора, рассчитать налоги и взносы, составить необходимые документы и пройти испытательный срок без стресса.
Главное правило: прежде чем нанимать, определитесь с формой сотрудничества. От этого зависят налоги, взносы и ваша ответственность.
Шаг 1. Выбираем форму сотрудничества
Вы можете оформить отношения как:
- Трудовой договор (ТД). Полноценное трудоустройство с записью в трудовую книжку, соцпакетом, больничными, отпусками. Обязательно для постоянной работы.
- Гражданско-правовой договор (ГПХ). Подряд или оказание услуг. Не требует кадрового учёта, но взносы в СФР (на травматизм) платятся, если это прописано в договоре. Подходит для разовых работ.
- Самозанятый. Исполнитель работает как плательщик НПД. Вы не платите за него налоги и взносы, но должны проверять статус самозанятого. Не подходит для постоянной работы, если есть признаки трудовых отношений (риски переквалификации).
| Параметр | Трудовой договор | ГПХ | Самозанятый |
|---|---|---|---|
| Запись в трудовую | Да | Нет | Нет |
| Налоги и взносы | 13% НДФЛ + 30% взносов (в т.ч. в СФР) | НДФЛ 13%, взносы только на травматизм (если в договоре) | Не платит работодатель, самозанятый платит 4-6% |
| Отпуск, больничный | Да, оплачивается | Нет | Нет |
| Увольнение | По ТК РФ (сложно) | По окончании работ или соглашению сторон | Расторжение договора |
| Риски | Высокая фискальная нагрузка, кадровый учёт | Риск переквалификации в трудовой договор | Риск признания трудовых отношений при постоянной работе |
Для первого сотрудника, если он нужен на постоянной основе, лучше выбирать трудовой договор. ГПХ подходит для проектной работы, а самозанятые — для разовых услуг.
Шаг 2. Оформляем трудовой договор
Трудовой договор заключается в письменной форме. Обязательные условия:
- Место работы, трудовая функция (должность).
- Дата начала работы, срок (если срочный).
- Условия оплаты (оклад, премии, надбавки).
- Режим рабочего времени и отдыха.
- Условия обязательного социального страхования.
Дополнительно можно включить испытательный срок (до 3 месяцев, для руководителей — до 6).
Кадровые документы: после заключения договора нужно издать приказ о приёме на работу, заполнить трудовую книжку (или СТД‑Р), завести личную карточку. В 2026 году большинство кадровых документов можно вести в электронном виде через систему СФР.
Шаг 3. Регистрируемся в СФР и ФНС как работодатель
Когда вы заключаете первый трудовой договор, вы автоматически становитесь работодателем. В течение 30 дней нужно встать на учёт в СФР (бывший ПФР и ФСС) как страхователь. Сейчас это часто происходит автоматически при передаче сведений о трудовой деятельности, но лучше проверить.
Также вы будете обязаны сдавать отчётность: РСВ (расчёт по страховым взносам), 6-НДФЛ, ЕФС‑1 (сведения о трудовой деятельности), персонифицированные сведения.
Шаг 4. Сколько стоит сотрудник: налоги и взносы
Предположим, вы договорились о зарплате «на руки» 50 000 ₽. Сколько на самом деле вы заплатите?
Основные платежи:
- НДФЛ (13%) удерживается из зарплаты работника: работник получает на 13% меньше оговоренной суммы (или вы договариваетесь о сумме gross).
- Страховые взносы (30%) платите вы сверх зарплаты:
- 22% – на пенсионное страхование
- 5,1% – на медицинское
- 2,9% – на социальное (плюс взнос на травматизм – от 0,2% до 8,5%, зависит от класса риска)
Пример: Зарплата gross (до вычета НДФЛ) – 57 471 ₽ (так, чтобы на руки 50 000). Страховые взносы с этой суммы (30%) – 17 241 ₽. Итого расход работодателя в месяц: 57 471 + 17 241 = 74 712 ₽. Разница почти в 1,5 раза больше, чем получает сотрудник.
Шаг 5. Испытательный срок
Испытательный срок позволяет проверить, подходит ли вам сотрудник. Его продолжительность:
- до 3 месяцев для большинства работников;
- до 6 месяцев для руководителей, главбухов и их заместителей;
- до 2 недель для срочных договоров до 2 месяцев.
В период испытания действуют все нормы ТК РФ: оплата труда, больничные, отпуск. Нельзя устанавливать испытательный срок беременным, женщинам с детьми до 1,5 лет, несовершеннолетним и некоторым другим категориям.
Если сотрудник не прошёл испытание, вы можете уволить его, предупредив за 3 дня в письменной форме.
Частые ошибки при найме
Ошибка 1: Подмена трудового договора договором ГПХ, чтобы сэкономить на налогах. Налоговая может переквалифицировать договор, доначислить налоги и штрафы.
Ошибка 2: Неоформление сотрудника вообще. Штрафы до 100 тыс. ₽, дисквалификация.
Ошибка 3: Неправильный расчёт зарплаты и налогов. Лучше использовать калькулятор или бухгалтера.
Ошибка 4: Увольнение без соблюдения процедуры (например, не за три дня при неудовлетворительном испытании).
FAQ по найму
1. Могу ли я нанять сотрудника, если я самозанятый?
Нет. Самозанятые не могут заключать трудовые договоры и нанимать работников. Для этого нужно открыть ИП или ООО.
2. Нужно ли платить взносы с ГПХ?
Да, взносы на пенсионное и медицинское страхование платятся так же, как с трудового договора. Взносы на травматизм – только если это предусмотрено договором.
3. Как считать НДФЛ, если работник нерезидент?
Ставка НДФЛ для нерезидентов – 30%. Но есть исключения (высококвалифицированные специалисты, работники ЕАЭС).
4. Какие штрафы за неоформленного сотрудника?
Для ИП – от 5 до 10 тыс. ₽, для юрлиц – от 50 до 100 тыс. ₽. При повторном нарушении – дисквалификация должностных лиц.
Заключение
Наём первого сотрудника – важный шаг, который требует внимания к документам и налогам. Главное – правильно выбрать форму отношений, зарегистрироваться в фондах и не пытаться уйти от налогов. Лучше потратить время на оформление, чем потом платить штрафы. Пользуйтесь калькуляторами и, если сомневаетесь, обращайтесь к бухгалтеру или юристу.
- Налоговый кодекс РФ
- Трудовой кодекс РФ
- СФР